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21 de Septiembre de 2017

Logística

Por: Jaime Cevallos

Cione implanta un sistema de facturación electrónica

21/4/2009

A mediados de 2008, Cione decidió implantar un sistema de facturación electrónica con el que colocar a la misma altura la agilidad de sus procesos administrativos que la que ya se había alcanzado con la robotización del almacén. Entre las varias opciones calibradas, finalmente los departamentos de sistemas y facturación de la cooperativa se decantaron por la instalación de una aplicación de la empresa ipsCA para optimizar el proceso de facturación.

Desde la implantación del nuevo servicio, a finales del año, Cione ha comprobado el aumento de la operatividad de su gestión administrativa, y lo que es tan o más importante, la optimización de los recursos tanto humanos como productivos que ahora pueden destinarse a mejoras en términos de eficiencia y a la atención personalizada de los asociados.

Cione necesitaba una solución que permitiese sustituir el envío postal de las facturas por un formato eficaz, adaptado y adaptable a desarrollos tecnológicos presentes y futuros, protegido frente a las modificaciones no autorizadas y que conservase el mismo aspecto que la factura de papel. La automatización del proceso de facturación tiene como objetivo mejorar nuestros procesos administrativos internos y lograr una mayor eficacia en la gestión que redundará en el futuro en la cuota de servicio cero que se ha marcado como objetivo el Plan Estratégico 2008-2012 de la cooperativa.

Después de estudiar el mercado, Cione optó por el formato PDF de Adobe y por la herramienta de facturación electrónica de la empresa ipsCA que permite componer facturas ligeras en PDF y se integra con el Sistema de Gestión Empresarial (ERP en sus siglas en inglés) de la cooperativa, entendiendo todos los procesos operativos como una serie de áreas que se relacionan entre sí. Este enfoque global busca el mayor rendimiento del trabajo posible, la reducción de tiempo dedicado a cada proceso y la eficiencia de los costes. Cada factura puede incorporar una representación de la rúbrica manuscrita, e incluye un modulo de validación masiva para comprobar rápidamente que la información recogida sea siempre la correcta. El sistema permite también el envío automático de las facturas vía e-mail, sin necesidad de incluir manual e individualmente las direcciones de correo electrónico.

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